استطلاع إداري
اجتماعات تزيد الإنتاجية
تعبِّر الاجتماعات عن ثقافة الشركة وطريقة تعامل الموظفين والعلاقة بينهم وبين الإدارة, وهي تعكس الطريقة التي يتم بها العمل داخل الشركة, هل هي تعاونية تقوم على المشاركة أم استبدادية تقوم على تفرد كل قسم ومدير برأيه وأسلوب عمله.
لمعرفة وجهات نظر الموظفين في هذه القضية زرنا شركة الحظاء للتجارة والاستثمار واستطلعنا آراءهم حول أبرز السلبيات التي تواجههم في الاجتماعات.
التحضير:
يقال إن أهم ما في الاجتماع هو ما يتم داخل قاعة الاجتماعات, لذا فهو لا يحتاج إلى تحضير. ولكن الحقيقة هي أن ما تفعله قبل الاجتماع لا يقل أهمية عن ما تفعله أثناءه, بل إن ما تفعله أثناء الاجتماع يعتمد على التحضير المسبق.
يقول الأستاذ /محمدعبدالله الحظاء-المدير العام للشركة أن الشركة تنهج آلية منتظمة للاجتماعات أيماناً منها بأهمية التقييم الدوري والمستمر للأداء ومتابعة تنفيذ الخطط حسبما هو موضوع سلفاً ولمتابعة وبحث سبل الاختيار الأفضل للوسائل المناسبة فيما يخص خدمة العملاء. وكذلك للاستماع لمشاكل الموظفين وهمومهم وحلها. كذلك فإن الشركة تنهج نهج إداري يشرك الموظفين والإدارات المختلفة في تطوير سياسة الشركة بما يحقق العمل الجماعي الإيجابي الهادف.
كما يقول الأستاذ/عبد الله العمري-مدير إقليمي في الشركة: "نحن نحضر أجندة الاجتماع قبل وقت كافٍ بحيث تتضمن المواضيع التي ستتم مناقشتها, ونقوم بإرسال مذكرة إلى الأعضاء تحوي أجندة الاجتماع والموعد, وفترة الاجتماع, ومراعاة كل التفاصيل, ولكن رغم هذا هناك من الموظفين من يحضر دون الإعداد الكلي للاجتماع مثل عدم إعداد التقارير والأرقام المطلوبة منه".
و يفضل محمد النجار-مسئول المخازن أن تبلغ إدارة الشركة موظفيها بمواعيد الاجتماعات في وقت مبكر ليتمكنوا من إعداد ما هو مطلوب منهم.
أثناء الاجتماع:
كثيراً ما يتصرف بعض المجتمعين بطريقة غير مرتبة داخل قاعة الاجتماعات فيحضرون متأخرين, أو يقاطعون حديث زملائهم, وينتقدون اقتراحات الآخرين, ويسخرون منها, أو ينشغلون في أحاديث جانبية دون اهتمام بالاجتماع.
يقول الأستاذ محمدعبيد- مدير التسويق: "من السلبيات التي نلاحظها لدى الموظفين عدم الالتزام بالحضور في الموعد المحدد وعدم الإنصات أثناء الاجتماع أو الانشغال بالمكالمات الهاتفية".
لتتجنب هذه المشكلة قد يكون من المناسب وضع قواعد مقبولة يحترمها الجميع وإبلاغهم بها مسبقاً كقاعدة أساسية لتنظيم وإدارة الاجتماعات, لأن تغيير المدير لسلوكياته أثناء الاجتماع فجأة وفرض إجراءات جديدة يجعل الموظفين يفسرون ذلك تفسيراً خاطئاً في غير صالح العمل.
يقول فيصل الباشا-مشرف مبيعات: تفرض الشركة إجراءات صارمة على الموظف الذي يتغيب عن الاجتماع أو يتهاون في تقديم ما هو مطلوب للاجتماع".
ضياع الوقت:
كثيراً ما يضيع وقت الاجتماع في بحث أمور جانبية غير مذكورة في جدول الأعمال كما يقول محمد عبيد, ويصر المجتمعون على مناقشتها بمجرد أن يتفوه أحد الحاضرين بكلمة عنها, فإذا تمادوا في إثارة نقاط جانبية فسينتهي الاجتماع دون مناقشة المسألة التي عقد من أجلها. وهذا ما يحدث أحياناً في بعض الاجتماعات, لذا يضع المختصون في علم الإدارة حلاً ناجعاً لهذه المشكلة وهي سلة المعلقات.
"استخدم سلة المعلقات, حيث يتم تسجيل كل المشاكل التي تطرأ أثناء الاجتماع ولا تكون ضمن جدول الأعمال, وطمئنهم أن هذه المعلقات سيتم مناقشتها في الاجتماع القادم بالتفصيل, بهذا لا يضيع وقت الاجتماع في غير ما خطط له".
الإطالة والملل:
ما إن يبدأ الاجتماع حتى ينسى المجتمعون أنفسهم ويستفيضون في المناقشات ويتسرب الوقت من بين أيديهم دون الانتقال إلى البند التالي.
عليك أن تقدر الوقت المحدد لكل موضوع وإسناد مهمة مراقبة الوقت لأحد الموظفين طبقاً للجدول ليعلمك بمواعيد الانتقال من نقطة إلى أخرى. وإذا احتاج الموضوع لمزيد من الوقت ضعه للتصويت.
من ناحية أخرى يرى فيصل الباشا أن الإطالة في الاجتماع تبعث على الملل وتعطل الموظفين عن أعمالهم أحياناً, فلا يستوعب الموظف أحياناً ما تتم مناقشته.
وهذا ما تؤكده الدراسات التي ترى أن امتداد الاجتماعات لفترات طويلة يستنفد الطاقة والقدرة, فكلما طال وقت الاجتماع ساءت قراراته.
لذا على رئيس الاجتماع أن يمنح الموظفين فترات راحة قصيرة بين وقت وآخر, والتخطيط لفترات الراحة هذه ضمن جدول الأعمال, ويمكن استغلال فترة الراحة هذه في تسوية خلاف أو الإعداد للموضوع التالي في الاجتماع.
ما بعد الاجتماع:
يستمر البعض في عقد الاجتماعات بنفس الأسلوب وبنفس النتائج, ولا يعرف كيف يطور الاجتماعات لتصبح وسيلة حقيقية لزيادة الإنتاجية.
لذا عليك في نهاية الاجتماع توزيع ورقة استقصاء بها ثلاث خانات:
-ما الذي سار على ما يرام؟
-ما نقاط ضعف الاجتماع؟
-اقتراحات للاجتماع القادم.
في النهاية:
سير الاجتماع مسئولية الجميع ولا تتوقف على فرد واحد ولو كان المدير, إذا لم يحقق الاجتماع الغرض الذي عقد من أجله فالمسئولية تقع على الجميع.
إلغاء إعجابي · · المشاركة · تعديل · 28 فبراير اجتماعات تزيد الإنتاجية
تعبِّر الاجتماعات عن ثقافة الشركة وطريقة تعامل الموظفين والعلاقة بينهم وبين الإدارة, وهي تعكس الطريقة التي يتم بها العمل داخل الشركة, هل هي تعاونية تقوم على المشاركة أم استبدادية تقوم على تفرد كل قسم ومدير برأيه وأسلوب عمله.
لمعرفة وجهات نظر الموظفين في هذه القضية زرنا شركة الحظاء للتجارة والاستثمار واستطلعنا آراءهم حول أبرز السلبيات التي تواجههم في الاجتماعات.
التحضير:
يقال إن أهم ما في الاجتماع هو ما يتم داخل قاعة الاجتماعات, لذا فهو لا يحتاج إلى تحضير. ولكن الحقيقة هي أن ما تفعله قبل الاجتماع لا يقل أهمية عن ما تفعله أثناءه, بل إن ما تفعله أثناء الاجتماع يعتمد على التحضير المسبق.
يقول الأستاذ /محمدعبدالله الحظاء-المدير العام للشركة أن الشركة تنهج آلية منتظمة للاجتماعات أيماناً منها بأهمية التقييم الدوري والمستمر للأداء ومتابعة تنفيذ الخطط حسبما هو موضوع سلفاً ولمتابعة وبحث سبل الاختيار الأفضل للوسائل المناسبة فيما يخص خدمة العملاء. وكذلك للاستماع لمشاكل الموظفين وهمومهم وحلها. كذلك فإن الشركة تنهج نهج إداري يشرك الموظفين والإدارات المختلفة في تطوير سياسة الشركة بما يحقق العمل الجماعي الإيجابي الهادف.
كما يقول الأستاذ/عبد الله العمري-مدير إقليمي في الشركة: "نحن نحضر أجندة الاجتماع قبل وقت كافٍ بحيث تتضمن المواضيع التي ستتم مناقشتها, ونقوم بإرسال مذكرة إلى الأعضاء تحوي أجندة الاجتماع والموعد, وفترة الاجتماع, ومراعاة كل التفاصيل, ولكن رغم هذا هناك من الموظفين من يحضر دون الإعداد الكلي للاجتماع مثل عدم إعداد التقارير والأرقام المطلوبة منه".
و يفضل محمد النجار-مسئول المخازن أن تبلغ إدارة الشركة موظفيها بمواعيد الاجتماعات في وقت مبكر ليتمكنوا من إعداد ما هو مطلوب منهم.
أثناء الاجتماع:
كثيراً ما يتصرف بعض المجتمعين بطريقة غير مرتبة داخل قاعة الاجتماعات فيحضرون متأخرين, أو يقاطعون حديث زملائهم, وينتقدون اقتراحات الآخرين, ويسخرون منها, أو ينشغلون في أحاديث جانبية دون اهتمام بالاجتماع.
يقول الأستاذ محمدعبيد- مدير التسويق: "من السلبيات التي نلاحظها لدى الموظفين عدم الالتزام بالحضور في الموعد المحدد وعدم الإنصات أثناء الاجتماع أو الانشغال بالمكالمات الهاتفية".
لتتجنب هذه المشكلة قد يكون من المناسب وضع قواعد مقبولة يحترمها الجميع وإبلاغهم بها مسبقاً كقاعدة أساسية لتنظيم وإدارة الاجتماعات, لأن تغيير المدير لسلوكياته أثناء الاجتماع فجأة وفرض إجراءات جديدة يجعل الموظفين يفسرون ذلك تفسيراً خاطئاً في غير صالح العمل.
يقول فيصل الباشا-مشرف مبيعات: تفرض الشركة إجراءات صارمة على الموظف الذي يتغيب عن الاجتماع أو يتهاون في تقديم ما هو مطلوب للاجتماع".
ضياع الوقت:
كثيراً ما يضيع وقت الاجتماع في بحث أمور جانبية غير مذكورة في جدول الأعمال كما يقول محمد عبيد, ويصر المجتمعون على مناقشتها بمجرد أن يتفوه أحد الحاضرين بكلمة عنها, فإذا تمادوا في إثارة نقاط جانبية فسينتهي الاجتماع دون مناقشة المسألة التي عقد من أجلها. وهذا ما يحدث أحياناً في بعض الاجتماعات, لذا يضع المختصون في علم الإدارة حلاً ناجعاً لهذه المشكلة وهي سلة المعلقات.
"استخدم سلة المعلقات, حيث يتم تسجيل كل المشاكل التي تطرأ أثناء الاجتماع ولا تكون ضمن جدول الأعمال, وطمئنهم أن هذه المعلقات سيتم مناقشتها في الاجتماع القادم بالتفصيل, بهذا لا يضيع وقت الاجتماع في غير ما خطط له".
الإطالة والملل:
ما إن يبدأ الاجتماع حتى ينسى المجتمعون أنفسهم ويستفيضون في المناقشات ويتسرب الوقت من بين أيديهم دون الانتقال إلى البند التالي.
عليك أن تقدر الوقت المحدد لكل موضوع وإسناد مهمة مراقبة الوقت لأحد الموظفين طبقاً للجدول ليعلمك بمواعيد الانتقال من نقطة إلى أخرى. وإذا احتاج الموضوع لمزيد من الوقت ضعه للتصويت.
من ناحية أخرى يرى فيصل الباشا أن الإطالة في الاجتماع تبعث على الملل وتعطل الموظفين عن أعمالهم أحياناً, فلا يستوعب الموظف أحياناً ما تتم مناقشته.
وهذا ما تؤكده الدراسات التي ترى أن امتداد الاجتماعات لفترات طويلة يستنفد الطاقة والقدرة, فكلما طال وقت الاجتماع ساءت قراراته.
لذا على رئيس الاجتماع أن يمنح الموظفين فترات راحة قصيرة بين وقت وآخر, والتخطيط لفترات الراحة هذه ضمن جدول الأعمال, ويمكن استغلال فترة الراحة هذه في تسوية خلاف أو الإعداد للموضوع التالي في الاجتماع.
ما بعد الاجتماع:
يستمر البعض في عقد الاجتماعات بنفس الأسلوب وبنفس النتائج, ولا يعرف كيف يطور الاجتماعات لتصبح وسيلة حقيقية لزيادة الإنتاجية.
لذا عليك في نهاية الاجتماع توزيع ورقة استقصاء بها ثلاث خانات:
-ما الذي سار على ما يرام؟
-ما نقاط ضعف الاجتماع؟
-اقتراحات للاجتماع القادم.
في النهاية:
سير الاجتماع مسئولية الجميع ولا تتوقف على فرد واحد ولو كان المدير, إذا لم يحقق الاجتماع الغرض الذي عقد من أجله فالمسئولية تقع على الجميع.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق